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GARREIS – Verhaltenskodex und Compliance-Erklärung

Herausgegeben von der GARREIS Gruppe Unternehmensleitung im Februar 2020

» GARREIS steht für Fairness, Kreativität und Kompetenz«

Vorwort

Sehr geehrte Damen und Herren,

liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

gegenseitiges Vertrauen, Berechenbarkeit und Ehrlichkeit nach innen und außen sind Grundprinzipien, die bei GARREIS fest verankert sind. Das Bekenntnis zu diesen gemeinsamen Werten finden Sie bereits in dem 2005 von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verfassten Unternehmensleitbild und der 2010 veröffentlichten Ethik- und Umwelterklärung. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung geltender Regeln und Gesetze, sondern um die entsprechende Einstellung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese sind wesentlich für den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Wir fördern die Bereitschaft zu selbstständigem Denken und verantwortungsvollem Handeln und fordern gleichzeitig die Einhaltung geltender interner Regeln sowie nationaler und internationaler Gesetze.

Um diese Haltung unseren Kunden, Partnern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern transparent zu machen, haben wir unser Leitbild, unsere Ethik- und Umwelterklärung und unsere Führungsgrundsätze in der vorliegenden GARREIS Compliance Erklärung zusammengefasst.

Hier sind die Anforderungen definiert, die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GARREIS Unternehmen zu beachten haben. Sie kennen den Inhalt und stehen für die Einhaltung der Grundsätze und Verhaltensregeln ein.

Getragen wird unsere Compliance Erklärung von den Mitgliedern der Familie GARREIS. Geschäftsleitung und Führungskräfte unserer Unternehmen haben eine Vorbildfunktion und tragen besondere Verantwortung.

Vor diesem Hintergrund sowie im Interesse von GARREIS und aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fordern wir auf, sich täglich für die Einhaltung der Inhalte dieser Erklärung einzusetzen.

Thomas GARREIS

Inhalt

  • Geltungsbereiche
  • Verhaltensgrundsätze
  • Vermeidung von Interessenskonflikten
  • Umgang mit Wissen und Informationen
  • Umsetzung der Compliance Erklärung
  • Ansprechpartner in der GARREIS Gruppe

Geltungsbereiche

Diese Compliance Erklärung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GARREIS Gruppe.

Diese Erklärung beschreibt Verhaltensgrundsätze für alle Beschäftigten. Sie ist als Richtlinie anzusehen und soll im Berufsalltag dabei unterstützen, Entscheidungen im Sinne geltender Gesetze, Regeln und den Werten bei GARREIS zu treffen. Dies dient dem Schutz der Unternehmen und damit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Regelungen in dieser Compliance Erklärung sind verpflichtend. Sofern bestimmte länderspezifische Gegebenheiten oder unterschiedliche Geschäftsmodelle der GARREIS Unternehmen weitergehende Regelungen erfordern, werden diese nach Prüfung und Freigabe durch die Geschäftsleitung ergänzt.

Darüber hinaus gelten diese Verhaltensgrundsätze auch im Umgang mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Interessenten.

Wir erwarten, dass auch sie sich an diese Regeln gebunden fühlen. Rechtstreue, Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, Respekt und Vertrauen sind universelle Grundlagen einer guten Zusammenarbeit.

Verhaltensgrundsätze

Wir achten bei unserem Handeln auf das Ansehen unserer Unternehmen.

Die Wahrnehmung der GARREIS Gruppe wird wesentlich durch das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter transportiert. Ein falsches Verhalten kann zu Schäden, Störungen und auch zu

Strafen führen, die sich auf den einzelnen Beschäftigten und die Unternehmen auswirken können.

Bei unserer Arbeit achten wir darauf, das Ansehen von GARREIS zu schützen und zu fördern. Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit sind Grundpfeiler der Unternehmenskultur.

Unsere Aufträge gewinnen wir, weil wir unsere Kunden durch Lösungen und Service begeistern. Mit unseren Lieferanten verhandeln wir partnerschaftlich und in der Sache konsequent und fair. Geschlossene Verträge und Vereinbarungen werden eingehalten.

Wir halten geltende Gesetze und interne Regelungen überall ein.

Als Unternehmen sind wir Teil der weltweiten Gesellschaft, in der wir uns bewegen. Wir unterliegen deren Regeln und Gesetzen. Es gehört zu unserem Selbstverständnis, dass wir uns als Beschäftigte der GARREIS Gruppe in jedem Land und in jeder Situation an die jeweils geltenden Gesetze und Regelungen halten. Gleiches gilt für interne Anweisungen und Richtlinien.

Rechtmäßiges Handeln setzt die Kenntnis der relevanten nationalen und internationalen Gesetze bzw. Regeln voraus. Es ist Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich selbstständig über die für ihre Arbeit notwendigen Gesetze und Regeln zu informieren.

Unabhängig hiervon ist es die Aufgabe der Führungskräfte, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über relevante Gesetze und Regelungen zu unterrichten und für deren Einhaltung Sorge zu tragen.

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Richtlinien hat zu jedem Zeitpunkt Priorität.

Wir arbeiten verantwortlich und in gegenseitigem Respekt miteinander.

Die Unternehmenskultur bei GARREIS ist geprägt von gegenseitiger Achtung und respektvollem Umgang miteinander. Dies gilt in der Kooperation mit den Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sowie in der Zusammenarbeit untereinander.

Durch regelmäßige Informationen wollen wir unsere Beschäftigten für unsere Unternehmensziele begeistern, sie motivieren und ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen, zu unserer Vision, der Strategie und den Zielen stärken.

Bei GARREIS pflegen wir einen kooperativen Führungsstil. Wir vertrauen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Verantwortung und Informationen für ihre Arbeit an. Unsere Führungskräfte machen Entscheidungen durch zusätzliche Informationen transparent und verständlich.

Eigenverantwortung und Handlungsfreiheit räumen wir möglichst oft und weit ein.

Wir halten die Menschenrechte ein und achten die Menschenwürde.

Die Würde jedes einzelnen Menschen, seine Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte respektieren und schützen wir. Jeden Menschen mit seinen Erfahrungen und kulturellen Unterschieden sehen wir als Bereicherung für unsere Unternehmen.

Wir erlauben keinerlei Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Identität oder des Geschlechts. Darüber hinaus dulden wir weder Gewalt noch Einschüchterung, Mobbing oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz.

Entscheidungen werden ausschließlich auf Basis sachgerechter Erwägungen getroffen. Wir halten uns an die „Allgemeine Erklärung der Menschenrechte“. Jegliche Form von Zwangs- und Kinderarbeit lehnen wir ab.

Wir gehen verantwortungsvoll mit dem Eigentum der Unternehmen und interessierten Parteien um.

Die uns für die Durchführung unserer Aufgaben zur Verfügung gestellten Einrichtungen, Arbeitsmittel, Geschäftsunterlagen und Daten sind Eigentum der GARREIS Gruppe bzw. deren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit diesen gehen wir verantwortungsvoll und sorgsam um und nutzen diese nur zweckgebunden.

Weder fahrlässige noch absichtliche Handlungen gegen firmeneigenes oder fremdes Eigentum werden geduldet.

Wir sorgen für Arbeitsplätze, die gesetzlichen Anforderungen und aktuellen Standards entsprechen.

Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist uns sehr wichtig. Sie zu schützen und Gefährdungen zu vermeiden, ist oberstes Gebot. Wir wollen unseren Beschäftigten ein modernes, sicheres Arbeitsumfeld bieten. Daher kümmern wir uns darum, dass Bestimmungen, Gesetze und Normen zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz eingehalten werden.

Wir sehen es als Aufgabe an, bestehende gesetzliche und interne Regelungen zu Arbeits-, Pausen- und Erholungszeiten einzuhalten.

Wir schützen die Umwelt durch verantwortungsvolles Handeln.

Die Ressourcen unserer Erde sind begrenzt. Deshalb streben wir einen ökologisch sinnvollen Umgang mit diesen an. Das bedeutet nicht nur, dass wir bestehende Gesetze zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit einhalten, sondern auch die Verschwendung der Ressourcen vermeiden, wo dies wirtschaftlich machbar und möglich erscheint.

Jeder Mitarbeiter ist dazu aufgefordert, sinnvolle Maßnahmen zur Schonung von Ressourcen und zum Umweltschutz umzusetzen.

Wir lehnen Korruption und Bestechung strikt ab.

Korruption und Bestechung schaden dem freien Wettbewerb und verhindern Innovationen. Gesellschaft wie Unternehmen verlieren dadurch an Wohlstand und Ansehen.

GARREIS toleriert Korruption oder Bestechung in keiner Form. Weder das Anbieten und Gewähren noch das Fordern und Annehmen von unangemessenen Vorteilen ist erlaubt.

Schmiergeldzahlungen zur Erlangung von Aufträgen oder zur Beschleunigung administrativer Abläufe lehnen wir ab und beachten bei Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern deren Richtlinien zur Annahme und Gewährung von Zuwendungen.

Diese Grundsätze gelten nicht nur für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für andere Personen und Organisationen, die im Namen oder im Interesse der GARREIS Gruppe handeln.

Wir setzen uns für einen freien sowie leistungsorientierten Wettbewerb ein.

Die GARREIS Gruppe sieht sich einer freien und sozialen Marktwirtschaft verpflichtet. Dies bedeutet, dass wir uns nicht an Kartellen oder anderen unlauteren bzw. wettbewerbswidrigen Praktiken beteiligen.

Verabredungen mit Marktteilnehmern treffen wir im gesetzlich erlaubten Rahmen.

Auch am Austausch über wettbewerbsrelevante oder interne, sensible Informationen beteiligen wir uns nicht und setzen keine Gerüchte in Umlauf.

Wir fordern unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, im Umgang mit Wettbewerbern jederzeit mit Bedacht, Vorsicht und Verantwortung zu agieren.

Sollte ein Wettbewerber versuchen, einen Beschäftigten der GARREIS Gruppe zu unerlaubten Absprachen zu verleiten, hat dieser dies abzulehnen und umgehend seine Führungskraft oder eine zuständige Stelle zu informieren.

Wir beteiligen uns nicht an Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Die Verschleierung der Herkunft von Geldern aus illegalen Quellen wie Terrorismus, Drogenhandel, Bestechung usw. lehnen wir strikt ab. Wir wollen nur Geschäftsbeziehungen mit seriösen Partnern, die ihre Finanzmittel aus legalen Quellen beziehen und beteiligen uns nicht an der Finanzierung illegaler Aktivitäten.

Geltende Gesetze gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung halten wir ein. Gesetzliche Auflagen werden eingehalten und wir kooperieren mit zuständigen staatlichen Behörden. Unsere Beschäftigten sind aufgefordert, Verdachtsfälle an ihre Führungskraft oder die zuständigen Stellen im Unternehmen zu melden.

Wir befolgen alle geltenden Exportkontroll- und Zollgesetze.

Im internationalen Handel mit unseren Gütern und Dienstleistungen beachten wir Ausfuhrverbote, Sanktionen und Embargos. Die Prozesse zum Export werden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern befolgt. Bei Fragen oder Unsicherheit wenden wir uns an die zuständigen Stellen.

Auch Informationen und Technologien sind von den Beschränkungen betroffen. Diese dürfen nicht unerlaubt weitergegeben werden. Verstöße können zu Schäden für die GARREIS Gruppe führen.

Alle Beschäftigten sind aufgerufen, umsichtig zu agieren und Informationen nicht unerlaubt weiterzugeben. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können und sollen sich in Zweifelsfällen an ihre Führungskraft oder die zuständigen Stellen im Unternehmen wenden.

Vermeidung von Interessenskonflikten

Wir treten nicht mit GARREIS Unternehmen in Konkurrenz.

Ein Mitarbeiter der GARREIS Gruppe darf nicht für ein Unternehmen, das mit GARREIS Unternehmen im Wettbewerb steht tätig werden und/oder ein solches Unternehmen erwerben bzw. sich daran beteiligen.

Insbesondere vermeiden wir Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen.

Regelmäßige Nebentätigkeiten von Angestellten dürfen den Belangen von GARREIS nicht entgegenstehen und sind nur mit vorheriger Zustimmung der Geschäftsleitung zulässig.

Wir freuen uns über ehrenamtliches Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Gesellschaft und unterstützen dieses soweit möglich.

Umgang mit Wissen und Informationen

Wir nutzen unser internes Wissen nicht zum eigenen oder dem Vorteil von Dritten aus.

Häufig verfügen wir über Wissen von GARREIS Unternehmen oder deren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, welches Außenstehenden nicht bekannt und somit nicht öffentlich zugänglich ist. Solche Insiderinformationen können einen Wert haben, da sie ggf. Entwicklungen und Entscheidungen am Markt beeinflussen.

Daher ist es verboten, diese Kenntnisse anderen innerhalb und außerhalb der Unternehmen mit oder ohne Vorteilsnahme weiter zu geben, oder unter Verwendung von Insiderinformationen Wertpapiere usw. zu erwerben, zu veräußern oder Dritten deren Kauf oder Verkauf zu empfehlen.

Wir gehen verantwortungsvoll mit Daten um.

Vertrauliche Informationen des Unternehmens und dessen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sind grundsätzlich geheim zu halten. Sie dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden und müssen vor Zugriff geschützt sein.

Zu derartigen vertraulichen Informationen gehören z. B. Geschäfts- und interne Berichte, Präsentationen, Mitteilungen, Produkt- und Marktinformationen sowie Anweisungen oder Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse.

Nur die zuständige und befugte Stelle der GARREIS Gruppe kommuniziert an und mit externen Stellen (z.B. Geschäftsleitung, Führungskräfte, Personalabteilung oder beauftragte Berater wie Rechts- Steuer- und Unternehmensberater).

Die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen gilt auch über die Dauer von Arbeits- und Vertragsverhältnissen hinaus.

Wir alle halten uns an Datenschutz und Datensicherheit.

Personenbezogene und geschäftliche Daten behandeln wir umsichtig und stellen sicher, dass Privatsphäre sowie Persönlichkeitsrechte - unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze - in unseren Geschäftsprozessen geschützt werden.

Die Anfertigung von Aufzeichnungen, Dateien usw., für die vertrauliche Informationen des Unternehmens verwendet werden, ist nur gestattet, wenn dies im Interesse von GARREIS erfolgt und Rechte Dritter dabei berücksichtigt werden.

Der Schutz unserer Daten sowie die Verhinderung von Datenmissbrauch hat Priorität. Bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff sind die Standards einzuhalten, die dem Stand der jeweiligen Technik entsprechen.

Wir leisten unseren Beitrag zur verantwortungsvollen Digitalisierung.

Die nachhaltige Gestaltung der digitalen Transformation unserer Gesellschaft und Wirtschaft ist unser Anspruch und leitet unser Handeln – im Sinne unserer Kunden, Partner und Mitarbeiter.

Mit digitalen Technologien treiben wir die Entwicklung unserer Unternehmen voran, ohne bedingungslos alles umzusetzen, was technisch möglich ist. So leisten wir unseren Beitrag zum verantwortungsvollen Umgang mit der Digitalisierung und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI).

Wir machen uns dafür stark, allen den Zugang zu sich bietenden technologischen Errungenschaften zu ermöglichen. Dabei streben wir an, dass die Hoheit über die persönlichen Daten bei der jeweiligen Person verbleibt und diese ihr digitales Leben selbst bestimmen und gestalten kann.

Umsetzung der Compliance Erklärung

Beschäftigte der GARREIS Gruppe treffen Entscheidungen.

In konkreten Situationen im Berufsalltag müssen wir häufig Entscheidungen treffen, die nicht eindeutig durch die Compliance Erklärung, andere Richtlinien bei GARREIS oder geltende Gesetze beschrieben werden.

Wir treffen gewissenhafte Entscheidungen. Dabei orientieren wir uns an unserem gesunden Menschenverstand und unserem Gefühl für Werte, Anstand und Integrität.

Wenn wir bei einer Entscheidung unsicher sind, führen wir Handlungen nicht weiter, sondern halten Rücksprache mit unseren Führungskräften oder der Geschäftsleitung.

Geschäftsleitung und Führungskräfte haben Vorbildfunktion.

Geschäftsleitung und Führungskräfte führen über vorbildhaftes Verhalten, freundliche Hilfestellung und konstruktive Vorschläge und nicht durch starre Anordnungen. Sie stehen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Unklarheiten und für Fragen zur Verfügung und helfen ihnen, ihre Aufgaben und Pflichten zu erfüllen.

Anweisungen werden durch zusätzliche Informationen transparent und verständlich gemacht.

Das Verhalten der Führungskräfte sowie der enge Kontakt zu ihren Bereichen unterstützt die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Jede Führungskraft muss die Bedeutung ethischen Verhaltens und die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien hervorheben, sie thematisieren und durch ihren Führungsstil sowie regelmäßige Weiterbildung fördern.

Geschäftsleitung und Führungskräfte stehen darüber hinaus als vertrauensvolle Ansprechpartner zur Verfügung, an die sich die Beschäftigten bei beruflichen und persönlichen Sorgen wenden können.

Die Verantwortung der Führungskraft entbindet jedoch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht von ihrer eigenen Verantwortung.

Ansprechpartner in der GARREIS Gruppe

Wir fordern alle Beschäftigten auf, Fehlverhalten nicht zuzulassen.

Sollte es den begründeten Verdacht geben, dass jemand gegen unsere Compliance Erklärung, geltendes Recht oder verbindliche Regeln verstößt, teilen wir dies mit und handeln entsprechend.

Nur wenn wir offen mit möglichen Verstößen umgehen, können wir angemessen reagieren. Dies hilft uns, Schaden von GARREIS, unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von unseren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern abzuwenden.

Die Türen der Geschäfts- und Bereichsleitung stehen für jeden offen.

Erster Ansprechpartner ist der Bereichsleiter. Beschäftigte können auch jederzeit direkt an die Geschäftsleitung herantreten. Auch die jeweilige Personalabteilung ist für Personalfragen passender Gesprächspartner. Mit Hinweisen wird streng vertraulich umgegangen. Dem Hinweisgeber entsteht kein Nachteil.

Als Geschäftsleitung dulden wir keine Verstöße gegen die Compliance Erklärung.

Verstöße können zu gravierenden Nachteilen für die GARREIS Gruppe führen. Daher tolerieren wir keine Missachtung von Gesetzen, der Compliance Erklärung oder internen Richtlinien.

Je nach Schwere des Verstoßes kann ein Fehlverhalten arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen für die Betroffenen nach sich ziehen.

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